Dalam hal komunikasi email dan kantor, beberapa aplikasi sudah tidak asing lagi seperti Microsoft Outlook. Dari bisnis kecil dan kontraktor independen hingga perusahaan besar, Outlook adalah komponen tepercaya yang diandalkan untuk berbagai transaksi harian. Dan karena sering kali menjadi standar dengan banyak komputer sebagai bagian dari Sistem Operasi Microsoft, banyak orang juga menggunakannya untuk tugas pribadi.
Bagi banyak pengguna, Outlook identik dengan email. Namun, program ini menawarkan fitur tambahan, seperti Kalender Outlook, yang dapat membantu mengatur jadwal, acara, rapat, dan aktivitas lainnya, baik pribadi maupun profesional. Ini adalah alat yang efektif untuk komunikasi di kantor dan bisnis-ke-bisnis, karena menawarkan kemampuan kepada pengguna untuk membuat, mengelola, dan mengundang individu ke rapat dan acara. Itu juga dapat disinkronkan dengan perangkat seluler dan teknologi lainnya, sehingga pengguna dapat dengan mudah mengaksesnya ketika jauh dari komputer pribadi atau laptopnya.
Karena agen slot online fungsinya, beberapa bisnis kecil dan organisasi mengandalkan Kalender Outlook untuk kebutuhan penjadwalan janji dan reservasi mereka. Dalam kasus tertentu, hanya itu yang dibutuhkan. Namun dalam kebanyakan keadaan, ini tidak menyediakan fitur lengkap yang diperlukan untuk mengotomatiskan dan menyederhanakan penjadwalan untuk pelanggan, pasien, dan pelajar mereka. Untuk tugas-tugas penting ini, solusinya adalah perangkat lunak penjadwalan berbasis web.
BAGAIMANA PERBEDAAN KALENDER PROSPEK DARI PERANGKAT LUNAK PENUNJUKAN ONLINE
Salah satu perbedaan paling jelas antara perangkat lunak penjadwalan janji berbasis web dan Kalender Outlook adalah desainnya. Meskipun digunakan untuk banyak tujuan yang berbeda, fungsi Outlook paling baik dalam lingkungan antar kantor atau bisnis-ke-bisnis di mana sebagian besar komunikasi dan tugas yang dilakukan adalah antara staf, kontraktor, konsultan, dan individu lain yang berafiliasi dengan operasi. Itu memang memberi administrator kalender kemampuan untuk membagikan, mengirim, dan bahkan menerbitkan kalender secara online. Dalam kasus berbagi kalender, izin untuk mengakses kalender diperlukan.
Karena berbentuk kalender, beberapa pemilik, operator, dan staf memanfaatkannya untuk penjadwalan layanan dan memesan reservasi. Ada beberapa metode yang dapat mereka terapkan: sebagai penjadwal internal, di mana mereka terus membuat janji dan reservasi melalui telepon dan kemudian memasukkannya secara manual ke Kalender Outlook; e-mail kalender ke pelanggan, pasien atau pelajar untuk melihat ketersediaan dan memilih waktu janji temu mereka; dan mengizinkan klien untuk mengakses kalender mereka dan memesan janji temu mereka, yang memerlukan antarmuka Microsoft Exchange (dan juga mungkin menimbulkan masalah keamanan yang signifikan).
Meskipun lebih efisien daripada buku janji temu dan pena, fungsi intinya sebagai kalender internal dapat menimbulkan masalah bagi bisnis dan organisasi yang ingin mengotomatiskan dan meningkatkan prosedur penjadwalan janji temu mereka. Ini terutama benar jika pemilik, administrator, atau staf ingin menawarkan penjadwalan mandiri kepada pelanggan menggunakan Kalender Outlook.
Faktor-faktor yang berkontribusi untuk ini termasuk:
• Konektivitas, Aksesibilitas, dan Keamanan. Untuk berinteraksi dengan pelanggan, kedua belah pihak harus memiliki koneksi Outlook Exchange. Ini berbeda dari perangkat lunak penjadwalan janji temu online, yang diakses pelanggan, pasien, dan pelajar dari situs Web. Koneksi Outlook Exchange menghadirkan banyak tantangan, termasuk masalah keamanan dengan mengizinkan akses dan membatasi jumlah klien yang dapat menggunakan sistem, terutama yang tidak menggunakan Outlook. Selain itu, akses ke Kalender Outlook akan memberi pelanggan tampilan tidak hanya layanan bisnis atau organisasi, tetapi juga item pribadi, jika operasi tidak membuat kalender “khusus layanan” yang terpisah.
• Menjadwalkan “Aturan”. Seperti kalender elektronik lainnya dan aplikasi serupa yang tidak dirancang untuk penjadwalan pelanggan, pasien, dan siswa, operator bisnis dan organisasi dapat mengalami kesulitan saat mencoba memblokir waktu, mengatur hari buka dan tutup, dan membatasi jumlah janji temu per slot waktu, hari atau waktu. Bisnis dan organisasi harus memiliki kemampuan untuk mengontrol dan menyesuaikan setiap hari kalender pengangkatannya.
• Penampilan. Kalender Outlook menawarkan beberapa opsi kepada pengguna untuk menyesuaikan tampilannya. Dan pelanggan, klien, pasien, dan pelajar akan segera mengetahui bahwa yang mereka lihat adalah kalender kantor elektronik (jika bisnis atau organisasi mengirim email ke kalender atau mengizinkan akses ke kalender tersebut). Ini dapat menyampaikan citra operasi yang kurang profesional.
PERANGKAT LUNAK ONLINE APPOINTMENT-SCHEDULING YANG MENAWARKAN
Sebagian besar program penjadwalan janji temu online adalah apa yang dikenal sebagai Perangkat Lunak sebagai Layanan (SaaS), aplikasi berbasis Web yang menyediakan fungsionalitas yang tidak tersedia di Kalender Outlook. Digunakan oleh bisnis dan organisasi besar dan kecil, penyedia layanan penjadwalan biasanya mengenakan sedikit biaya untuk menggunakan perangkat lunak. Dan mereka dapat diakses dengan cara yang sama seperti perbankan dan email online. Pengguna dapat mengatur dan mengelola akun dan penjadwal mereka hanya dengan masuk menggunakan nama pengguna dan kata sandi.
Karena janji temu dan penjadwalan reservasi adalah dasar bagi sebagian besar penjadwal online, mereka umumnya unggul dalam mengidentifikasi kebutuhan spesifik klien mereka. Fungsi yang ditemukan di sebagian besar aplikasi janji temu online meliputi:
• Penjadwalan mandiri online yang aman dan efisien. Klien, pelanggan, pasien, dan pelajar dapat memesan dan mengelola janji temu mereka sendiri secara online dalam pengaturan aman yang dikhususkan untuk janji temu dan reservasi. Meskipun beberapa penjadwal mengizinkan pengguna untuk memposting informasi pribadi, mereka biasanya mengizinkan mereka untuk memblokirnya juga dan hanya menampilkan informasi yang relevan dengan pelanggan, pasien atau pelajar.
• Pengingat email dan pesan teks otomatis. “No-show” dapat berdampak negatif yang dramatis pada operasi bisnis. Survei telah menunjukkan bahwa pengingat janji dapat membantu menguranginya hingga 50 persen. Namun, banyak operator tidak memiliki waktu atau sumber daya untuk menelepon atau mengirim email ke klien, pasien, atau pelajar sebelum janji temu mereka. Meskipun bisnis dapat mengonfigurasi Outlook untuk mengirim pengingat email otomatis, mereka harus terlebih dahulu membuat antarmuka dengan klien mereka, seperti yang dinyatakan di atas. Ini berfungsi dengan baik untuk pengingat di kantor, tetapi dapat menjadi tantangan untuk mencapai ini dengan pelanggan, pasien, dan pelajar. Perangkat lunak penjadwalan janji online melakukan ini secara otomatis, terlepas dari apakah seseorang menggunakan Outlook sebagai aplikasi emailnya.
• Pembayaran layanan secara online. Karena semakin banyak orang yang mengandalkan Internet untuk menjadwalkan janji temu dan layanan, mereka juga mencari cara untuk membayarnya dengan mudah pada waktu yang sama. Beberapa penjadwal online menawarkan klien keuntungan pembayaran yang aman dengan kartu kredit mereka. Mereka mungkin juga menawarkan opsi faktur.
• Template yang dapat disesuaikan. Tata letak yang menarik secara visual atau pola yang menjadi pola situs Web perusahaan dapat menunjukkan bahwa perusahaan menerapkan penjadwalan janji temu online dan mendorong pelanggannya untuk memesan secara online melalui situs Web atau portal yang aman. Untuk membantu merancang halaman penjadwalan yang paling sesuai dengan preferensi dan fokus masing-masing, beberapa perangkat lunak penjadwalan memungkinkan pengguna untuk menggabungkan skema warna tertentu, gambar, logo, dan objek lainnya.
• Kemampuan pencatatan dan pembuatan laporan. Kalender Outlook memang menyediakan fungsionalitas database terbatas untuk tujuan seperti penyimpanan catatan dan pembuatan laporan. Namun, mungkin memerlukan beberapa langkah untuk melakukannya, sedangkan perangkat lunak penjadwalan online biasanya memungkinkan pengguna untuk menarik informasi ini dengan lebih mudah dan cepat. Ini bisa semudah memilih beberapa kriteria di bidang pencarian dan mengklik tombol.
Selain item di atas, penyedia perangkat lunak juga dapat menawarkan fitur tambahan yang tidak tersedia di Outlook, seperti paket, yang memungkinkan perusahaan menggabungkan banyak janji dan layanan; pengingat pelanggan berulang yang dikirim setelah sejumlah hari tertentu telah berlalu sejak janji terakhir seseorang; dan pengingat pesan teks, yang bisa berdampak lebih besar pada jumlah “tidak hadir” daripada pengingat email.
Seperti aplikasi perangkat lunak non-penjadwal lainnya yang memungkinkan pengguna untuk membuat janji dan reservasi, Kalender Outlook menawarkan fungsionalitas dasar, biasanya di rumah. Ini bisa menjadi alat yang hebat untuk pengaturan janji bisnis-ke-bisnis dan kantor-ke-kantor. Namun, ia tidak memiliki fungsionalitas penting untuk membuatnya sesuai untuk bisnis yang ingin mengotomatiskan dan meningkatkan prosedur penjadwalannya. Untuk tujuan ini, perangkat lunak penjadwalan janji temu online adalah pilihan yang lebih baik.